各部門：

現(xiàn)將必威檔案工作相關(guān)制度印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行，做好學(xué)院檔案工作。

      附件：1．必威檔案庫房管理制度

         2．必威檔案安全保密制度

         3. 必威檔案利用制度

         4. 必威檔案鑒定銷毀制度

（此頁無正文）

                        必威

            2018年11月16日

附件1

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檔案庫房管理制度

檔案庫房是保存學(xué)院檔案的重地，應(yīng)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施，以確保檔案的安全，并實(shí)行檔案庫房的科學(xué)管理，為此，特制訂本制度。

1．檔案入庫必須認(rèn)真檢查案卷質(zhì)量，清點(diǎn)數(shù)目，并及時進(jìn)行登記、上架或入庫。

2．檔案的存放要按密級和保管期限分別保管。對珍貴檔案要專門保管。

3．庫房內(nèi)要安置溫濕度記錄儀，每天兩次定時測記。并根據(jù)氣候及溫濕度情況，及時通風(fēng)，或開、關(guān)去濕機(jī)。庫房溫濕度應(yīng)控制在溫度1424℃、相對濕度45%60%之間。

4．庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火、嚴(yán)禁和存放易燃易爆物品，定期檢查消防器材，電路和電器設(shè)備，及時消除隱患。

5．在檔案柜、架置放驅(qū)蟲防霉藥劑，建立定期檢查蟲、霉制度。發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時處理。

6．庫房內(nèi)采用白熾燈照明、窗戶應(yīng)裝防光窗簾、防止強(qiáng)光照射。

7．經(jīng)常進(jìn)行清掃，保持庫房內(nèi)清潔無塵。

8．每學(xué)期結(jié)束前，要對案卷進(jìn)行總清點(diǎn)。

9．嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，每學(xué)期結(jié)束前，要催回借出檔案。

10．非檔案室工作人員，不得隨意進(jìn)入庫房。檔案人員進(jìn)出庫房，要隨手關(guān)好門窗、電燈。

11．每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房的門窗，切斷水、電源、確保檔案安全。

附件2

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檔案安全保密制度

為了做好檔案的安全保密工作，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和上級有關(guān)檔案保密的規(guī)定，特制定本制度。

1．嚴(yán)格執(zhí)行《必威職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案庫房管理制度》，非檔案人員，不得進(jìn)入庫房和工作室。

2．嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案接收、管理和借閱制度。認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。

3．凡屬密級檔案，登記編目時，必須在登記本備注欄內(nèi)蓋上“機(jī)密”、“絕密”字樣，對密級檔案，必須單獨(dú)存放在保密室，專人管理。

4．將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有者；損毀、丟失學(xué)校檔案者；違反規(guī)定泄密檔案內(nèi)容、并造成不良后果者，按《檔案法》、《保密法》有關(guān)條款處罰。

5．閱檔在學(xué)院閱檔室，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶出檔案室，不得隨意復(fù)印、摘抄檔案。

6．借閱密級檔案，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在保密室閱讀。檔案人員不得私自摘抄和傳播具有內(nèi)部和保密性的檔案內(nèi)容。

7．需要銷毀檔案材料，必須經(jīng)過鑒定，不準(zhǔn)隨意銷毀檔案。

8．節(jié)假日要加強(qiáng)檔案的安全保密工作檢查，并及時催回借出的檔案材料。未上架入庫的檔案材料須放入箱柜內(nèi)。

    9．任何檔案的處理和銷毀，必須經(jīng)過鑒定，并報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按《必威檔案鑒定銷毀制度》進(jìn)行辦理。

附件3

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檔案利用制度

為了更好地發(fā)揮學(xué)院檔案在教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作中的作用，提高檔案利用率，保證檔案的安全和保密，特制定本制度。

1．本院各二級單位因工作需要可利用學(xué)院各類檔案，利用密級檔案需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2．本院師生員工持本人有效證件可利用開放檔案，利用非開放檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3．外單位組織持單位介紹信，辦理有關(guān)手續(xù)，可利用開放檔案；學(xué)院校友等個人持有效證件，辦理有關(guān)手續(xù)，可利用開放檔案。檔案一律不外借。

4．利用檔案可通過辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行，也可直接到檔案室。必須按要求申請、填寫登記表，注明利用目的和要求。如確因工作需要必須借出者，檔案借出時間一般不得超過一星期，過期尚需繼續(xù)使用者，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．檔案室人員應(yīng)及時催還借出的檔案，同時檢查歸還的檔案是否完整。

    6．利用者必須確保檔案的安全、保密和完整，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、撕頁、增刪和遺失，如發(fā)現(xiàn)上述情況，將依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

附件4

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檔案鑒定銷毀制度

檔案鑒定是檔案管理的一項(xiàng)重要工作，做好檔案鑒定工作能夠保證檔案室藏的優(yōu)化，保證向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了使檔案鑒定工作正常進(jìn)行，特制定本制度。

1．檔案鑒定銷毀工作由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)組織，綜合檔案室應(yīng)在調(diào)查研究基礎(chǔ)上制訂檔案鑒定計(jì)劃。各大類檔案每3～5年進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定，并相應(yīng)修改歸檔范圍和保管期限。

2. 對已滿保管期限的檔案要及時組織鑒定，編制銷毀檔案清冊，由學(xué)院鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定的具體工作。

3. 檔案鑒定小組由分管院長、保密委員會、審計(jì)處、檔案內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)鑒定的具體工作。

4. 檔案鑒定小組采用逐卷逐件審查的直接鑒定法，以一個年度或一個項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，進(jìn)行個人初鑒，集體審查，對到期的檔案提出鑒定銷毀意見。對保管期限已滿，經(jīng)鑒定尚需保留的檔案，要填寫延長保管期限的鑒定，并重新確定新的保管期限。

5. 確定銷毀的檔案，要逐卷逐件編制檔案銷毀清冊，一式兩份，并撰寫鑒定報(bào)告，鑒定小組成員均須在鑒定銷毀意見上簽字，然后上報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。

6. 凡經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的檔案，在檔案剔除后，要在賬上注明“已銷毀”，并標(biāo)明清單的編號和銷毀時間。

7. 銷毀檔案時，由綜合檔案室和審計(jì)處共同派員送造紙廠進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀記錄及有關(guān)文件材料存檔（放入全宗卷）備查。

8. 鑒定工作結(jié)束后，檔案部門應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等善后處理工作。